ارائه بازخورد به کارمندان برتر چگونه است؟

Providing feedback to top employees 1 - ارائه بازخورد به کارمندان برتر چگونه است؟

شاید عجیب باشد ولی گاهی ارائه بازخورد به کارمندان برتر از ارائه بازخورد به کارمندان تدافعی سخت‌تر است. شاید نیازهایی که کارمندان برتر برای پیشرفت احتیاج دارند مشهود نیست؛ علاوه بر این، ممکن است کارکنان برتر عادت به شنیدن بازخوردهای سازنده نداشته باشند و با شنیدن تذکر کوچکی درباره اینکه بی‌نقص نیستند عصبانی شوند.

ولی باید در نظر داشت که دادن بازخورد مناسب به این کارمندان ضروری است؛ زیرا باعث ایجاد انگیزه، تعهد و تمرکز در آنها می‌شود. نیاز نیست مباحث مربوط به بازخورد (مخصوصاً در مورد کارمندان برتر) ناخوشایند و همراه با ناراحتی باشد؛ به جای اینکه از گفتگوی بعدی با آن‌ها بترسید، آن را به عنوان فرصتی مهیج در نظر بگیرید تا موفقیت‌ها را جشن بگیرید و درباره برنامه‌های آینده بحث کنید.

متخصصان درباره ارائه بازخورد به کارکنان برتر چه می‌گویند؟

  • هرگز وسوسه نشوید که قوانین را به نفع کارمندان برتر تغییر دهید.
  • مهم نیست چه کسی بازخورد شما را دریافت می‌کند.
  • ارائه بازخورد مناسب به کارمندان برتر را تمرین و آن را دنبال کنید.

وظایف شما از این قرار است:

  • برای تایید دیدگاه خود اطلاعات و جزئیات را جمع‌آوری کنید.
  • همیشه در مورد رفتارها صحبت کنید، نه در مورد صفات.
  • به گذشته نپردازید؛ و توجه خود را روی چیزی متمرکز کنید که کارمندتان قصد دارد آن را در آینده تغییر دهد.
  • وضوح موارد بازخورد و قابل درک بودن آن را بررسی کنید.
  • در مورد مراحل بعدی و یک روش مناسب برای ارزیابی پیشرفت توافق کنید.

بااین‎حال، ارائه بازخورد به کارمندان برتر به دقت خاصی نیاز دارد. فکر نکنید کارمند شما کاملاً بدون عیب و نقص است. پروفسور جان فرانسواز مانزونی از مدرسه عالی کسب و کار اینسید می‌گوید:

«فرصت پیشرفت برای همه وجود دارد؛ خواه در شغل فعلی یا شغل‌های دیگر؛ خواه در زمینه توانایی‌های فعلی یا توانایی‌های بیشتری که در آینده کسب می‌کنند.»

اگر کارکنان برتر را برای پیشرفت بیشتر و چگونگی درک آن کمک نکنید، در واقع به آنها آسیب می‌رسانید.

هنگام انجام تحقیقات به این نکته توجه کنید که نتایج همیشه هم آشکار و واضح نیستند. کارمندان برتر به نتایج بزرگی می‌رسند ولی این نتایج چگونه و به ‏چه قیمتی به دست می‌آیند؟

در جلسات ارائه بازخورد به کارمندان برتر باید به چه مباحثی بپردازیم؟

متأسفانه اغلب کارکنان عالی برای دستیابی به نتایج بزرگ، از مسائل دیگر، مانند اهمیت دادن به افراد، همکاری با دیگران یا حفظ تعادل کار و زندگی، چشم پوشی می‌کنند. علاوه براین، شاید توانایی‌های این افراد نقطه ضعفشان باشد. به ‎عنوان مثال، کارمندی که می‌تواند از محل کار خود دور باشد و تنها روی کار خود تمرکز کند ممکن است در نگاه همکاران خود غیرقابل دسترس باشد. رفتارهایی را که باعث موفقیت برترین کارمندان شما می‌شود را به دقت در نظر بگیرید؛ شاید این رفتارها همان‌هایی باشند که مانع موفقیت آنها می‌شود. بیشتر جلسات بازخورد را به بحث منظم درباره این مطالب اختصاص دهید:

  • عملکرد فعلی
  • محدوده عملکرد بعدی
  • اهداف آینده

۱- از عملکرد فعلی کارمندان خود قدردانی کنید

بسیاری از مدیران تصور اشتباه دارند که کارمندان برتر به عملکرد خوب خود واقف هستند و نیازی به بازخورد یا یادآوری ندارند.

همیشه جلسات بازخورد را با توضیح درباره آنچه که کارمندتان انجام‎ داده است شروع کنید؛ و مراتب قدردانی خود را از همکاری و موفقیت آنها نشان دهید.

به‎عنوان مثال مانزونی می‎گوید: اگر بازخوردها بر مبنای تایید اظهارات باشند و از عملکرد سالانه کارمندان قدردانی شود، و همچنین اگر این بازخوردها فراتر از نقش و توانایی‎های فعلی کارمندان و در جهت کمک به پیشرفت آنها باشد، می‎تواند مفید واقع شود و پذیرش آن توسط کارمندان راحت‌تر باشد.»

یعنی اگر پیش از ارائه بازخورد، از عملکرد کارکنان خود صادقانه تقدیر کنید، بازخورد سازنده می‎تواند تاثیر بهتری داشته باشد و راحت‌تر مورد پذیرش واقع شود. هرقدر هم که کارمند شما برای شما و سازمان ارزشمند باشد ولی نمی‎توانید ارزشی را که برای او قائل هستید به‌صورت شایسته نشان دهید.

آنچه که کارکنان HBR درباره ارائه بازخورد به کارمندان برتر می‎گویند


امی می‌گوید:

اگر از مدیر خود بازخورد مؤثر دریافت نکردید نباید منتظر زمان بازبینی باشید. به مدیر خود توضیح دهید که شما منتظر دریافت بازخورد هستید. بعد از گذراندن یک مرحله مهم از پروژه یا به‌طور خاص یک جلسه مهم، از مدیر خود بپرسید که آیا بازخوردی برای شما دارد یا خیر. می‌توانید سوالاتی از این قبیل بپرسید:

«به نظر شما مسئولیتم را به خوبی انجام دادم؟»

«آیا برای عملکرد بهتر در مرحله بعد توصیه‌ای برای من دارید؟»

خود را برای پرسیدن سؤالات تکمیلی آماده کنید. مخصوصاً اگر یک کارمند برتر باشید. عملکرد عالی شما فرصتی است که مدیر تیم را مجبور می‌کند به چگونگی پیشرفت شما فکر کند. بسیاری از مدیران در ارائه بازخورد بی‌تجریه هستند و هرچه درباره دریافت بازخورد صریح‎تر باشید به مدیر تیم (در ارائه بازخورد مناسب) کمک می‌کنید.


گابریل می‌گوید:

من کارمندان برتر زیادی را دیده‌ام که سازمان‌های خود را ترک کرده‌اند. زیرا این افراد تشنه دریافت بازخورد از مدیران خود بودند. آنها اغلب به دلیل عدم دریافت بازخورد تصور می‌کنند که توسط مدیران نادیده گرفته می‌شوند و اهمیتی به عملکرد آنان داده نمی‌شود.


پاملا می‌گوید:

به این نتیجه رسیدم که بازخورد مفید بازخوردی است که به توسعه اهداف شخصی و حرفه‎ای افراد کمک کند. به‎عنوان مثال، یکی از کارمندان من علاقه زیادی به مطالعات خاورمیانه و جهان عرب دارد. بر همین اساس از طریق سازمان Universal Giving راهی پیدا کردیم تا او بتواند سازمان‎های غیردولتی (NGOs) در آن مناطق را پیدا کند و از آنها به‎عنوان منبع مطالعاتی کمک بگیرد. این‎کار مطابق با اهداف ما و اهداف او بود. این فرد از بخش معاون اجرایی (که عملکرد خوبی در آن بخش داشت) به بخش بازاریابی NGO رفت.


دِرِک می‌گوید:

تحقیقات مشخصی درباره اهمیت تاثیر بازخورد روی تعهد کارمندان (تأثیرات منفی و مثبت) وجود دارد. کارمندانی که اهمیتی به عملکرد خود نمی‎دهند، همان‎هایی هستند که نادیده گرفته می‎شوند. مؤسسه گالوپ در تحقیقی این موضوع را اثبات کرد:

  1. در مواردی که مدیران به توانایی‌های کارمندان توجه می‎کردند ۶۱% از کارمندان متعهد به انجام کار بودند و ۱% از آنها عملاً بیکار بودند.
  2. در مواردی که مدیران به نقاط ضعف کارمندان توجه می‌کردند ۴۵% از کارمندان متعهد به انجام وظایف خود بودند و ۲۲% از آنان عملاً بیکار بودند.
  3. در مواردی که مدیران کارمندان خود را نادیده می‎گرفتند تنها ۲% از کارمندان متعهد به انجام وظایف خود بودند و ۴۰% از آنان عملاً بیکار بودند.

باید این مطلب مهم را ذکر کرد که رفتار مستقیم مدیر بیشترین تاثیر را روی تعهد کارمندان دارد. ولی، بسیاری از مدیران ترجیح می‎دهند در دفتر خود بنشینند و اعضای تیم را نادیده بگیرند.

۲- درباره موانع پیشرفت کارمندان و عملکرد بعدی آنها بحث کنید

احتمالاً کارمند عالی شما متعهد به خود ارتقایی است و شاید این موضوع باعث شده که او به کارمندی برتر تبدیل شود. شما به عنوان مدیر، با ارائه بازخورد به کارمندان برتر، وظیفه دارید به آنها کمک کنید تا به پیشرفتش ادامه دهد. می‎توانید از مزایای بعدی این تعهد بهره بگیرید و کارمندان برتر را در بحثی درباره چگونگی دستیابی به سطح بالاتری از عملکرد درگیر کنید. حال این بحث خواه مربوط به اهداف فروش باشد یا ترفیع، بحث درباره این موضوع باید دربرگیرنده موانع موجود و چگونگی غلبه بر آنها باشد.

بااین‎حال، این بحث نباید یک گفتگوی منفی باشد. مانزونی یک مدیر شایسته داشت که به روشی ماهرانه به او کمک کرد تا درباره مرحله بعد و روش رسیدن به آن فکر کند.

مانزونی می‎گوید: «هرگز احساس نکردم که مورد انتقاد قرار گرفته‎ام. همانند بقیه کارکنان وارد دفترش می‎شدم ولی باانگیزه و خوشحال از آنجا خارج می‎شدم.»

۳- اهداف آینده را شناسایی و به انگیزه‌ها فکر کنید

وقتی شما و کارمندتان درباره جایگاهی که او به آنجا هدایت شده است به توافق رسیدید؛ درباره انگیزه و ارزش‎های او بپرسید. سؤالات انگیزشی مانند:

  • می‎خواهید شما را با چه چیزی بشناسند؟
  • چه ‎چیزی برای شما اهمیت بیشتری دارد؟

این سؤالات به کارمندتان فرصت می‎دهد تا درباره مسیر شغلی و نقش فعلی خود تأمل کند و همچنین خود را با محدوده عملکرد بعدی تطبیق دهد. همچنین این فرصت باعث می‎شود کارمند برتر شما در موقعیت فعلی و همچنین دستیابی به عملکرد بهتر موفق باشد.

جیمی هریس از مشاوران ارشد در Interaction Associates این روند را به این‎صورت توصیف می‎کند: «پنجره‎ای رو به آگاهی بیشتر درباره چیزی که موفقیت کارمندتان در موقعیت فعلی را تضمین می‎کند و تضمین‎کننده دستیابی به اهداف بعدی است.»

همچنین باعث می‎شود درباره چگونگی هم‎سوکردن انگیزه‎های فرد با انگیزه‏‌های سازمان فکر کنید. هریس می‎گوید:

«برخی افراد در هیچ موقعیتی عملکرد خوبی ندارند ولی وقتی تعالی آنها با تعالی سازمان هم‎سو شود؛ تقریباً همیشه عملکرد خوبی خواهند داشت.»

همان‌طور که به کارمند خود بازخورد می‎دهید نظر آنها را درباره چگونگی رفتار خود به عنوان مدیر بپرسید. سؤالاتی از این قبیل بپرسید:

«چگونه می‎توانم از عملکرد عالی شما حمایت کنم؟»

پرسیدن این نوع سؤالات مهم است؛ زیرا، همان‌طور که هریس می‌‏گوید: «پرسیدن این سؤالات نشان می‌‏دهند که شما مانند مسیری برای دستیابی آنها به اهدافشان هستید. همچنین ارتباط آنها با سازمان را محکم‌تر می‎کند.»

در فرآیند ارائه بازخورد به کارمندان برتر، «تکرار»، نقش مهمی دارد. هریس هشدار می‎دهد که:

  • نباید وسوسه شوید کارمند خود را تنها بگذارید. وی در ادامه می‎گوید: «هرقدر عملکرد کارمند شما در سطح بالاتری قرار داشته باشد، باید دفعات ارائه بازخورد نیز بیشتر باشد.»
  • منتظر زمان بازبینی نباشید. شما و شرکتتان به وجود کارمندان برتر وابسته هستید و باید در جهت حفظ آنها تلاش کنید. بنابراین، صرف زمان و انرژی برای حمایت و ارتقاء این کارمندان یک سرمایه‎گذاری هوشمندانه است.

اگر درباره ارائه بازخورد و ارزیابی کارمندانتان سوالات دیگری در ذهن دارید پیشنهاد می‌کنیم به مقالات صفحه «مدیریت عملکرد» مراجعه کنید اکثرشان مکمل این مقاله هستند.

اصول اخلاقی که باید در مورد ارائه بازخورد به کارمندان برتر به‎خاطر داشت:

  • به‌طور مرتب به کارمندان برتر بازخورد دهید.
  • حوزه‎های پیشرفت را شناسایی کنید، حتی اگر تعداد آنها محدود باشد.
  • توجه خود را روی آینده متمرکز کنید و درباره انگیزه و اهداف کارمندان سؤال بپرسید.
  • تصور نکنید کارمندان به نقطه پایان عملکرد عالی خود دست‎یافته‎اند. آنها هنوز می‎توانند پیشرفت کنند.
  • کارمند برتر خود را تنها نگذارید.
  • تصور نکنید بهترین کارکنان شما از قدردان بودن شما (نسبت به خودشان) آگاه هستند.

شما در جلسات بازخوردتان با کارمندان برتر چه مباحث مفید دیگری را مطرح می‌کنید؟ خوشحال می‌شویم تجربیاتتان را با ما و سایر خوانندگان در میان بگذارید.

امتیاز دهید :
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

نظرات کاربران