۳ مهارت ارائه بازخورد که به شما کمک می‌کند بهره‌وری کارمندان را افزایش دهید

Secrets of providing feedback skills 1 - 3 مهارت ارائه بازخورد که به شما کمک می‌کند بهره‌وری کارمندان را افزایش دهید

به نظرتان چند درصد از مدیران دارای هنر و مهارت ارائه بازخورد موثر هستند؟

چند درصد از این مدیران در راستای افزایش مهارت ارائه بازخورد تلاش می‌کنند؟

این مدیران در مورد کمک بازخورد به افزایش بهره‌وری کارکنان اطلاعاتی دارند؟

تقریبا تمام مدیران اجرایی جوانی که تاکنون با آنها کار کردم به دنبال این بودند که مدیر و مربی شایسته‌ای شوند. آنها تنها کمبود وقت داشتند یا حداقل این‌طور تصور می‌کردند. اخیرا یک مدیر خدمات مالی به من گفت: «تنها کاری که می‌توانستم انجام دهم این بود که یا در یک معامله جدید شرکت کنم یا با یکی از افرادم برای ناهار بیرون بروم تا درباره شغل او صحبت کنیم. به نظر شما در این صنعت و بازار کدام یک را می‌توانم انتخاب کنم؟»

سؤال خوبی بود! سعی می‌کنید از هر فرصتی برای پیشرفت در دنیای کسب‌وکار استفاده کنید اما، کمک به پیشرفت کارمندان کار آسانی نیست. ولی می‌توانید با فراگیری مهارت ارائه بازخورد و سپس دادن بازخورد مؤثر تاحدودی کار را برای خود آسان‌تر کنید.

رازهای افزایش مهارت ارائه بازخورد برای مدیران

وقتی تشخیص ‎دادید باید به کارمند خود فیدبک دهید با رعایت سه روش زیر می‌توانید مهارت ارائه بازخورد را در خود، و سپس در راستای رعایت آنها، بهره‌وری کارمندان را افزایش دهید:

۱- ایجاد ورودی استاندارد مهمترین گام بهبود مهارت ارائه بازخورد

یکی از روش‌های بهبود مهارت ارائه بازخورد این است که از ورودی استاندارد استفاده کنید. برای اغلب مدیران فراهم کردن بازخورد، مخصوصا بازخوردهای مؤثر، تنش‌زا است و نیازمند دوراندیشی قابل توجهی است.

چگونه باید تحلیل‌های سرهم‎بندی ‎شده و موانع پیشرفت را مطرح کنیم؟

یا چگونه جلساتی را که به صورتی غیرعادی خوب پیش می‌روند را متوقف کنیم؟

همانند اساتید شطرنج، بیشترین زمان را به تفکر درباره اولین حرکت اختصاص دادیم. باید زمان کمتری را به سبک ‎سنگین کردن موقعیت و آماده شدن برای گفتگو اختصاص دهید و کلید کاهش زمان، داشتن یک ورودی استاندارد است:

یک روش ساده و معمولی برای شروع بحث درباره عملکرد.

سخت نگیرید و مستقیماً اعلام کنید در آینده چه خواهد شد. یک پیام مستقیم همچون «می‌خواهم به شما بازخورد بدهم» یا «آمادگی دارید شما را در این زمینه آموزش دهم؟» به سرعت توجه شنونده را به خود جلب می‌کند و بر روند بازخورد تأثیر مثبتی دارد.

اگر برای حرکت ابتدایی آماده باشید؛ آماده‌سازی بازی آسان‌تر می‌شود. علاوه براین، کارمندان شما با حرکت ابتدایی آشنا خواهند شد و می‌توانند با بازخوردها سازگار شوند و آنها را بهتر دریافت کنند.

اگر درباره ارائه بازخورد و ارزیابی کارمندانتان سوالات دیگری در ذهن دارید پیشنهاد می‌کنیم به مقالات صفحه «مدیریت عملکرد» مراجعه کنید اکثرشان مکمل این مقاله هستند.

۲- رک و راست باشید

دومین نکته در بهبود مهارت ارائه بازخورد، روراست بودن است. روراست نبودن، مهمترین اشتباهی است که مدیران اجرایی در ارائه بازخورد و آموزش کارمندان مرتکب می‌شوند. همین موضوع به شدت روی بهره‌وری کارکنان تاثیر می‌گذارد. به‌طور خاص شاید به این دلیل رک نیستند که نمی‌خواهند بدجنس باشند.

اگر در یک گفتگوی آموزشی هنوز از عبارت «شاید بتوانید…» استفاده می‌کنید یا از یکی از افراد خود می‌خواهید درباره مشکل عملکردی فکر کند، شما به احتمال ۹۹% به اندازه کافی رک و راست نیستید. ولی به خاطر داشته باشید که هرچه روراست‌تر باشید احتمال اینکه کارمند شما پیامتان را بهتر درک کند بیشتر است. در نتیجه تأثیر بیشتر و سریع‌تری خواهد داشت. برای روراست بودن چه ترفندی به کار ببرید بدون آنکه احساس بدی داشته باشید، صادق باشید؟

درحالی‎که مستقیما درباره مسئله صحبت می‎کنید صادق و بی‎ریا باشید و انسانی رفتار کنید.

درطول حرفه خود بهترین بازخوردی که تاکنون دریافت کرده‌ام مربوط به چند سال قبل است. بعد از یک ملاقات وحشتناک با مدیر ارشد مستقیما این بازخورد را دریافت کردم. در این دیدار نه تنها آمادگی نداشتم بلکه حالت تدافعی به خود گرفته بودم. بعد از پایان جلسه همانطور که در آسانسور به طبقه پایین می‌رفتیم رئیسم آهسته به من گفت: «انتظار دارم جلسه بعد بهتر عمل کنی.»

از رویارویی با مشکل طفره نروید، بلکه به طور مستقیم به آن بپردازید و اجازه ‏دهید کارمند شما نیز به همین صورت عمل کند.

۳- بعد از ارائه بازخورد از کارمندتان درخواست پلی‎بک کنید

اگر کارمند شما بازخورد شما را به نحو مطلوب دریافت نکرد برای بار دوم، سوم و چهارم آن را تکرار کنید که همه آنها زمان ارزشمند و انرژی مدیریتی شما را می‌طلبند. برای اینکه از تکرار عملکردها پرهیز کنید از کارمند خود بخواهید آنچه را که شنیده است بازگو کند. در این صورت مطمئن می‌شوید که در همان دور اول بر مخاطب خود تأثیر گذاشته‌اید.

اگر کارمند شما بتواند با کلمات خود برای شما توضیح دهد که برای تغییر به چه چیزی نیاز دارد یا در مرحله بعد چه باید بکند؛ نشان می‌دهد که به طور قطع  پیام را دریافت کرده است. حال می‌دانید که گفتگو پایان یافته است و می‌توانید به چیزهای دیگر بپردازید. اگر پیام گیج‎کننده باشد می‎توانید فوراً آن را اصلاح کنید. درهرحال، نیازی به برگزاری جلسات پیگیری در آینده ندارید.

با انجام منظم این کارها (حتی انجام روزانه آنها) نه ‏تنها خود را خلاص می‎کنید، بلکه باعث صرفه‎جویی در وقت کارمند خود می‎شوید و کارمندان شما احساس خواهند کرد که شما تنها رییس آنها نیستید بلکه مربی آنها نیز هستید. به‎همین دلیل مهارت‎های خود را ارتقا خواهند داد و انگیزه خود را حفظ می‎کنند. در این‎صورت زمان برای هر مدیری به‏ خوبی سپری می‎شود.

امتیاز دهید :
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars

نظرات کاربران