دورکاری بهترین راه در زمان بحران/بهترین نرم‌افزارهای دورکاری

ghaleb ax 830x470 - دورکاری بهترین راه در زمان بحران/بهترین نرم‌افزارهای دورکاری

شیوع ناگهانی ویروس‌کرونا چین، ایتالیا، ایران و همه کشورهای دنیا را غافلگیر کرد. درحال‌حاضر طبق منابع رسمی ۲۷۰۱۷ مبتلا و ۲۰۷۷ کشته فقط در ایران داشته است. بنابراین ممکن‌است در آینده نه‌چندان‌دور در ایران نیز ادارات و شرکت‌ها تعطیل‌شوند. براساس گزارشی از CNN  برآورد شده که شیوع ویروس‌کرونا می‌تواند ۶۲ میلیارد دلار ضرر به اقتصاد چین وارد کند. پس باید احتمال این را بدهیم که کرونا با تعطیلی‌هایی که پیش می‌آورد امکان ضربه‌زدن به اقتصاد ایران و به کسب‌وکار شما را نیز دارد. پس ما پیشنهاد می‌کنیم که کار خود را با دورکاری بدون ضرر جلو ببرید.

چگونه با دورکاری شرکت و کسب‌وکار خود را در زمان بحران حفظ کنیم؟

شاید در ابتدا دورکاری مسئله‌ی سختی به‌نظر برسد چراکه شما به عنوان کارفرما دسترسی و نظارت بر کارمندان خود را ندارید و یا نگران روند پیشرفت کار خود هستید. اما مسئله دورکاری حتی در زمانی که شما در سفر هستید و یا در شیفت های تعطیلات نیز کمک کننده است؛ چراکه این امکان را به شما می‌دهد تا بدون صرف هزینه‌ای به صورت صوتی یا تصویری با کارمندانتان جلسه بگذارید، مدیریت‌زمان کنید و یا بر کار آن‌ها نظارت داشته باشید.

ما در این مقاله می‌خواهیم از مزایای دورکاری، نحوه مدیریت زمان در دورکاری، چگونگی ارتباط با کارمند در زمان‌های بحران و نحوه نظارت بر دورکاری بگوییم.

دورکاری چیست؟

دورکاری یعنی کارکردن کارمند در فاصله‌ای دور از کارفرما، در خانه یا در یک محیط اشتراکی. دورکاران از ایمیل، تلفن، نرم‌افزار‌های مخصوص دورکاری و رایانه برای تماس با سازمان خود استفاده می‌کنند. دورکاری شیوه‌ای انعطاف‌پذیر در کارکردن است که طیف وسیعی از فعالیت‌های کاری و همه آن‌هایی را که در مسافتی دور از کارفرما یا دور از مکان مرسوم کار را دارند، دربر می‌گیرد.

دورکاری مسئله ایست که در ایران توجه زیادی به آن نمی‌شود. اما در زمان‌های بحران مانند همین بحران کرونا دورکاری بسیار می‌تواند به روند پیش‌برد فعالیت‌های سازمان شما کمک کند. ما پیش از این در مقاله‌ای درباره تمام زوایای مدیریت در دورکاری توضیح داده‌ایم.

آیا سازمان/اداره برای این تحول ناگهانی آماده است؟

قطعا خیر! سازمان‌ها یا اداراتی که کارمندان بسیار زیادی دارند به خصوص اداراتی که ۵۰۰ تا ۱۰۰۰ نفر پرسنل دارند، دورکاری کار بسیار دشواری است. این که درباره این ادارات انتظار داشته باشیم که کارمندان کارهایشان را در خانه انجام دهند، اشتباه است. اغلب این سازمان و ادارات با هدف انجام دورکاری تاسیس نشده‌اند.

کارفرما باید در فرآیند آماده‌سازی کارمندان برای دورکاری چه اقداماتی انجام دهد؟

برای شروع این کار باید پاسخ سوالات زیر را در نظر بگیرید.

آیا افراد به فناوری مورد نیاز دسترسی دارند؟ چه کسانی لپتاپ دارد؟ آیا کسانی که لپتاپ دارند، می‌توانند به راحتی یک تماس درون سازمانی برقرار کنند؟ آیا آن‌ها نرم‌افزاری را که برای کار، برای تماس کنفرانس و دیگر موارد به آن نیاز است، در اختیار دارند؟ چه نرم‌افزارهایی برای دورکاری مناسب است؟ در مورد کارمندانی که لپتاپ یا گوشی موبایل ندارند، چطور؟ از کجا می‌توان اطمینان حاصل‌کرد که آن‌ها به منابع مورد‌نیازشان برای دورکاری دسترسی دارند؟

اگر شما به عنوان یک کارفرما از بابت این سوالات مطمئن شوید راحت‌تر میتوانید شرایط را برای دورکاری کارمندان آماده کنید.

۳  اقدام مهم کارفرما برای پایه‌گذاری مناسب فرهنگ دورکاری

مدیریت یک تیم از راه دور، کار بسیار دشواری است اما با رعایت نکات زیر به راحتی می‌توان با این مشکل مقابله کرد.

  1. مطمئن شوید تمام کارکنان در جریان تصمیمات اداره قرار بگیرند. حفظ ارتباط و مکالمه پیرامون موضوعات کاری اهمیت بالایی دارد.
  2. کارمندان مطمئناً در این مواقع، در خصوص اهداف سازمانی و دیگر تحولات در سازمان نگرانی‌هایی خواهند داشت. شما باید به آن‌ها اطمینان دهید که وضعیتشان دوباره خوب خواهد شد؛ یقین پیدا‌کنید که این حس در آن‌ها ایجاد شده‌است.
  3. زمانی که جلسات گروهی (جلسات آنلاین) تشکیل شد، مشارکت افراد و حفظ تساوی در زمان جلسه بین اعضا را هدف خود قرار‌دهید تا کارمندان احساس کنند که دیده و شنیده می‌شوند.

دورکاری چه مزایایی دارد؟

اگر دورکاری به شیوه درستی انجام بگیرد نه تنها به کسب‌و‌کار شما ضربه نمی‌زند بلکه سود هم نسیب شما می‌کند؛ دورکاری شما را از پرداخت هزینه‌هایی مانند هزینه‌های ثابت مانند، آب، برق و… معاف می‌کند. هزینه‌های رفت و آمد هم برای کارکنان کم می‌شود و درکل کار در فضای‌خانه برای آن‌ها راحت‌تر است. این کار حتی باعث بهبود روحیه کارکنان نیز می‌گردد. با توجه به تجربه‌های کشورهای دیگر در زمینه دورکاری، می‌توان دریافت که دورکاری رابطه مستقیمی با افزایش بهره‌وری دارد؛ دورکاری تا حدود ۴۰ درصد افزایش بهره‌وری داشته است.

همچنین فرآیند انجام کار و ماموریت‌ها از طریق دورکاری موجب تقویت روحیه اعتمادبه‌نفس و خودباوری در کارکنان می‌شود. زیرا کارکنان نسبتا مستقل کار می‌کنند و تمایل دارند تا اعتماد مدیر و کارفرما خود را جذب کنند. به دلیل اینکه استقلال عمل و گستره فراغت برای کارکنان دورکار افزایش می‌یابد، براساس تجربه و تمرین، مهارت‌های کارکنان دورکار با خودآموزی ارتقا می‌یابد. قابل توجه است که دورکاری سبکی از انجام کار با انعطاف‌پذیری بالاست.

در زمان‌هایی که در اداره یا سازمان حجم کار بالاست به راحتی میتوان بخشی از کار را به بعد از ساعت‌کاری انداخت تا کار با سرعت بیشتری انجام شود؛ به همین دلیل ساعات انجام کار محدود به اوقات‌اداری نمی‌شود. همچنین دورکاری به کارکنان فرصت انجام کار را در خانه یا هر محل دیگری، با برنامه‌ریزی شخصی می‌دهد. همچنین برای کارکنان خانم که نیاز به مرخصی‌هایی نظیر مرخصی‌زایمان دارند، دورکاری فرصت مناسبی است.

از دیگر مزایای دورکاری می‌توان به ارائه خدمات به مشتریان فراتر از ساعات اداری (یعنی ۲۴ ساعته) بدون پرداخت هزینه‌ی بیشتری برای کارفرما اشاره کرد!

دورکاری بیشتر به درد چه شغل‌هایی میخورد؟

حوزه فکری و ذهنی: حسابداری، نویسندگی، مترجمی، پروژه‌های تحقیقاتی و پژوهشی، برنامه نویسی، طراحی و…

حوزه خدمات تجارتی: بازاریابی، خرید و فروش کالا و خدمات و…

حوزه آموزش: تدریس از راه دور نرم‌افزار ها و برگزاری کلاس‌های آنلاین و…

پیشنهاد می‌کنیم در زمان استخدام نیرو و کارمند حتما توانایی وی بر دورکاری را مدنظر داشته باشید.

چگونه کارمندان دورکار خود را مدیریت کنیم؟

دغدغه شما به عنوان یک کارفرما ممکن است این باشد که کارمند دورکار شما الان کجاست و چه می‌کند؟ و یا الان وقت خودش را صرف کارهای محوله می‌کند یا پی دل‌مشغولی‌های خانوادگی‌اش است؟

شما باید نحوه صحیح انجام دورکاری را به کارمندان خود آموزش دهید. این بدین معناست که استراتژی، هدف و برنامه سازمانی و اداری خودرا به وضوح برای آن‌ها شرح دهید. همچنین مسئله دیگری که در نظام دورکاری بسیار مورد‌توجه باید قرار گیرد این است که کارمندان باید تسلط کافی و امکانات لازم فناوری را داشته باشند؛ در غیر این‌صورت نمی‌توانند وظایف محوله را به درستی انجام دهند و شمارا به عنوان کارفرما به دردسر و حتی ضرر می‌رسانند.

برای اینکه شما مدیریت درستی از وظایف کارمندان دورکارتان داشته باشید نیاز است که نرم‌افزارها و یا برنامه‌هایی مناسب برای برقراری رایگان ارتباط با کارمندان خود داشته باشید. ما در ادامه مقاله به شما برنامه‌های مناسب برای مدیریت در دورکاری را معرفی می‌کنیم.

بهترین نرم‌افزارها برای دورکاری چیست؟

دورکاری یک روش بسیار مناسب برای کم‌کردن هزینه‌های هر اداره است؛ با این وجود شما باید راه‌های ارتباطی رایگان نیز داشته باشید. در این مقاله ما برنامه‌هایی در ۳ دسته به شما معرفی میکنیم که کاملا رایگان و مناسب برای دورکاری و ارتباط بین کارفرما و کارمند هستند.

۱- نرم‌افزار‌های برقراری ارتباط/گفتگو و تماس‌های تصویری

گوگل هنگ اوتس (Google hangouts): این سرویس یکی از قابلیت‌های گوگل پلاس است که با استفاده از آن می‌توان تماس صوتی و تصویری، به صورت انفرادی و یا دسته جمعی با کارمندان برقرار کرد. این برنامه قابلیت پشتیبانی بر اندروید، ios و سیستم عامل ویندوز را دارد. همچنین قابلیت استفاده رایگان و آسان از طریق جیمیل و گوگل پلاس را دارد.

hangouts

hangouts

اسکایپ (Skype): اسکایپ برای برقراری تماس‌های صوتی و تصویری و همچنین ویدئو کنفرانس‌ها بسیار گزینه خوبی است. اما با توجه به اینکه این برنامه در ایران فیلتر است ممکن است شما یا کارمندانتان را کمی به دردسر بیاندازد. این نرم افزار که بیش از ۳۰۰ میلیون کاربر دارد و دارای نسخه اندروید، ios و دسکتاپ است.

skype

skype

اسلک (Slak): اسلک یک ابزار پیام‌رسان رایگان است که امکان برقراری ارتباط بین افراد را برقرار کرده است. شما میتوانید برای ارتباط راحت تر در زمان دورکاری از کانال‌های اسلک برای پیام‌رسانی‌های فوری استفاده کنید. به دلیل اینکه تمامی ارتباطات تیم در یک مکان انجام می‌شود، مدیریت کارمندان از راه دور نیز آسان‌تر می‌شود.

۲- نرم‌افزار‌های مدیریت زمان

ترلو (Trello): این برنامه یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت پروژه است چراکه با با خدمات رایگان و کارایی آسانی که ارائه می‌کند، می‌تواند بسیار کارآمد برای دورکاری باشد.

تایم داکتر (Time Doctor):  تایم داکتر یک برنامه ردیابی زمان تیمی است. این نرم‌افزار به کارفرما کمک می‌کند که چگونه زمان صرف‌شده کارمندان را کنترل کرد. به همین دلیل باعث می‌شود آن‌ها برای ساعات کاری خود پاسخگو باشند. این برنامه قابلیت این را دارد که از هشدار دهنده و سایر ویژگی‌ها نیز استفاده کرد تا بهره‌وری را بیشتر کند. این برنامه تنها ۱۴ روز دوره آزمایشی رایگان دارد.

تیم گام (Teamgum): تیم‌گام یک افزونه‌ی مرورگر برای فایرفاکس، کروم، سافاری و اپراست که امکان بحث و گفتگو با تیم شمارا همراه با امکاناتی نظیر فرستادن تصاویر و فایل را هم دارد. برای این کار ها نیاز به باز کردن صفحه جدید نخواهید داشت زیرا همه چیز در بالای صفحه دکستاپ شما در دسترس‌تان است. این ابزار برای حداکثر ۱۰ کاربر رایگان است؛ اما برای کاربران بیشتر، ماهانه از ۳۰ دلار شروع میشود و البته نسخه پولی این ابزار دارای امکانات بیشتری است.

teamgum

teamgum

هاروست (Harvest): این برنامه امکان ثبت ساعات کاری برای کارکنان را فراهم می‌کند. کارکنان می‌توانند تایم‌شیت کاری خود را برای اداره ارسال کنند. شما به عنوان کارفرما می‌توانید تایم کاری جداگانه‌ای برای هر پروژه تعیین کنید. همچنین این برنامه قابلیت این را دارد که به کارمندان، خودکار پیام یادآوری ارسال کند. شما از امکان ثبت و ذخیره ساعت این ابزار می‌توانید برای ایجاد فاکتور برای مشتری و همچنین تهیه انواع گزارشات پرداختی یا غیر پرداختی کارمندان یا ساعات کاری پیمانکاران استفاده کنید. هاروست برای یک کاربر دارای ۴ مشتری رایگان است؛ نسخه رایگان آن ۳۰ روزه است که در صورتی که نیاز به تمدید داشته باشید با پرداخت ۱۲ دلار در ماه تا ۳ کاربر می‌شود.

آسانا (Asana): این نرم‌افزار روی تمامی سیستم عامل های موبایل قابل استفاده است و یکی از ابزار‌های مدیریت پروژه محسوب می‌شود. در فضای این نرم افزار، کاربران علاوه بر دنبال کردن وظایف خود می‌توانند در هر بخش یادداشت‌ها، نظرات، پیوست‌ها و برچسب‌های خود را نیز اضافه کنند. هنگامی که وضعیت یک پروژه یا کار تغییر می‌کند، کاربر به کلیه به روزرسانی‌ها در مراحل مختلف پروژه دسترسی خواهد داشت.

asana

asana

۳- ابزار های ذخیره فایل

گوگل درایو (Google drive): این برنامه یک بستر دخیره سازی ابری است که میتوان هر فایلی را در یک مکان امن نگه داشت. گوگل درایو قابلیت این را دارد که تمام کارمندان و همکاران از راه دور به فایل‌ها و پرونده‌ها دسترسی داشته باشند و اسناد، صفحات و فایل‌ها را دخیره کنند یا به اشتراک بگذارند.

این برنامه برای گزارش هفتگی خیلی میتواند مفیدواقع شود. همپنین میتوان گوگل درایو را بر تمامی دستگاه ها همگام‌سازی کرد تا تمامی افراد بتوانند آن را در هر زمان و مکانی مشاهده و بروز کنند.

وان درایو (One drive): این برنامه که قبلا با نام اسکای درایو شناخته میشد یک سرویس میزبانی فایل از سوی مایکروسافت است که امکان آپلود و همگام‌سازی فایل‌ها را به کاربران می‌دهد. کاربران امکان اشتراک فایل به صورت عمومی یا خصوصی با افراد دیگر را دارند؛ وان‌درایو نیز ۱۵ گیگابایت فضای رایگان در اختیار هر فرد قرار داده است که با پرداخت هزینه می‌توان این حجم را بیشتر کرد.

one drive

one drive

دراپ باکس (drop box): به اشتراک‌گذاری فایل‌ها با حجم بالا از طریق ایمیل، راه بسیار دشواری است و در بسیاری از مواقع به درستی کار نمی‌کند. دراپ باکس یک فضای کاری بسیار مدرن است که ویژگی های خیلی خوبی برای دورکاران ارائه می‌دهد.

این سیستم نیز یک فضای دخیره‌سازی ابری دارای API است که قابلیت این را دارد که به راحتی همگام‌سازی اسناد را بین کارمندان انجام دهد. دراپ‌باکس قابلیت به اشتراک‌گذاری فایل‌های با حجم بالای پاورپوینت و فتوشاپ را نیز دارد.

drop box

drop box

آیا تابحال از این نرم‌افزار‌ها استفاده کرده‌اید؟ چه راهکارها یا نرم‌افزار‌های دیگری را برای دورکاری پیشنهاد می‌کنید؟

پیشنهادات و سوالات خود را برای ما کامنت کنید در اسرع وقت کارشناسان ما پاسخ شما را خواهند داد.

امتیاز دهید :
1 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 51 vote, average: 5٫00 out of 5

نظرات کاربران