چگونه با فرآیند پذیرش سازمانی به کارکنان جدید خوش‌آمد بگوییم؟

ضضضض - چگونه با فرآیند پذیرش سازمانی به کارکنان جدید خوش‌آمد بگوییم؟

پذیرش سازمانی یا آنبودینگ (Onboarding)، فرآیندی است که طی آن به کارکنان جدید کمک می‌کنیم تا با یادگیری دانش و مهارت‌های جدید، ارزش‌ها و فرهنگ حاکم بر سازمان، سریع‌تر با سایر کارمندان و سازمان سازگار و یکپارچه شوند، تا در آینده عضوی اثربخش برای سازمان باشند.

در واقع، همراه‌سازی مساله‌ای کوچک با پیامدهای بزرگ است و متاسفانه آن جور که باید، به پذیرش سازمانی توجه نمی‌شود. البته سازمان‌های بالغ از پیامدهای آنبوردینگ به خوبی آگاه‌اند و تمام تلاش خود را می‌کنند تا در طی فرآیند معارفه، تجربه خوشایندی را برای کارمند جدید به وجود آورند تا او احساس ازرشمند بودن بکند.

برنامه پذیرش سازمانی گذشته از ایجاد ارتباط در سطح هیجانی، فرصتی عالی برای آشناکردن کارکنان جدید با چشم‌انداز، مأموریت، فرآیندها و دستورالعمل‌های سازمان در یک حرکت است. معارفه یکی از دَرون‌دادهای عالی سازمان است، زیرا زمان به بهره‌وری رسیدن کارکنان را کوتاه می‌کند و با افزایش بهره‌وری، مستقیما سود نهایی شرکت را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

اهمیت برداشت‌های ادراکی و هیجانی در جلسات پذیرش سازمانی

هر شرکتی، گذشته از دارایی‌های ملموس، فرهنگ منحصربه‌فرد خودش را دارد که در مقابل دارایی‌های ملموس گیج‌کننده به نظر می‌رسد. فرهنگ چیزی است که راه‌تان را از طریق آن درک می‌کنید. پذیرش سازمانی فرآیندی است که چگونگی آشنایی کارمند جدید با این فرهنگ را معلوم می‌کند. هر انسانی، وقتی وارد مکان جدیدی می‌شود، طبیعتا در قبال همه‌چیز بسیار حساس و هوشیار است، و این روحیه در ذهنیت کارکنان جدید هم نهادینه می‌شود.

در اغلب موارد، ارزش‌های‌تان نیست که پذیرفته می‌شود، بلکه رفتار خودتان است که پذیرفته می‌شود. معارفه فرصتی برای کارکنان است که شرکت را از این منظر بسنجند. نیروهای جدید در برنامه معارفه معمولا موارد زیر را تحت‌نظر می‌گیرند:

  • چگونگی تعامل معرفی‌کنندگان، یعنی مطالبی که مطرح می‌شود.
  • چگونگی خوشامدگویی
  • نوع بسته‎ی خوشامدگویی (در صورت وجود)
  • اینکه مراسم تا چه حد خوب اجرا می‌شود
  • رعایت‌شدن یا نشدن برنامه‎ی زمانی یا اینکه معارفه صرفا در قالب اسناد معارفه انجام می‌شود.

اگر در برنامه‌های رشد اصلی، که در اختیار کارکنان جدید قرار داده می‌شود، چشم‌انداز بزرگی مطرح شود، اما کارمندان جدید تجربه‎ی خوبی از برنامه پذیرش سازمانی و معارفه نداشته باشند، در این صورت کارکنان پیام‌های نامحسوس ناهمنوایی را جذب می‌کنند.

اینکه معارفه در عمل به چه شکل پیش می‌رود از یک نظر شبیه لحظات حقانیتی است که در خدمات مشتریان رخ می‌دهد. کارکنان، صرف نظر از مطالبی که از طریق اسلایدها مطرح می‌شود یا حرف‌هایی که رهبران می‌زنند، به‌سرعت درباره‎ی شرکت به جمع‌بندی می‌رسند. برداشت‌های ادراکی و هیجانی بسیار مهم‌اند.

پذیرش سازمانی غالبا به صورت دو یا سه روز جلسات معارفه است. با این حال، خیلی از سازمان‌ها برای نیروهای جدید برنامه‎ی هم‌قطار یا برنامه‌ی پشتیبانی سه‌ماهه اجرا می‌کنند تا فرآیند پیوستن و جذب در سازمان جدید برای‌شان راحت‌تر بشود. غالبا، شرکت‌ها از نیروهای جدید، از یک تا سه ماه، انتظار تهیه‎ یا تحویل گزارش ندارند. این موضوع به‌ویژه در شرایطی مصداق دارد و سودمند است که کار مستلزم تخصص بسیار بالا در آن حوزه است یا سازمان فرآیندها و روش‌های منحصربه‌فردی دارد (مانند فرآیندها و روش‌هایی که در شرکت‌های مشاوره‌ای یا کارخانه‌های تولیدی تخصصی دیده می‌شود).

چرا آنبوردینگ و جلسات معارفه مهم است؟

پول زیادی صرف استخدام و آموزش کارکنان جدید می‌شود، به همین دلیل مهم است که فرآیند پذیرش سازمانی آنها به‌درستی انجام شود تا بتوانند، در زمانی معقول، به بهره‌وری صددرصدی برسند. در زمان تحلیل ریزش کارکنان، سازمان‌ها گروهی دارند به نام ریزش زودهنگام. این گروه عموما به کارکنانی تعلق دارد که ظرف ۱۲ ماه پس از پیوستن به سازمان از سازمان می‌روند.

بخش بزرگی از این نوع ریزش، به دلیل برنامه معارفه ضعیف است. نیروهای جدید بر مبنای شرایطی که در ابتدای کار می‌بینند، تصمیم می‌گیرند بروند یا برنامه بلندمدتی تدوین کنند. به‌ویژه، نسل اینترنت و نسل Y (زادگان بعد از ۱۹۸۰) کمتر تجارب ناخوشایند را تحمل می‌کنند. هانتر داگلاس، که از شرکت‌های آمریکایی است، فرآیند پذیرش سازمانی را به منظور حل‌وفصل مشکل ریزش زودهنگام بهبود داده و توانسته است نرخ ریزش چشمگیر ۷۰ درصدی را به ۶ درصد برساند.

 

نسل اینترنت یا نسل Z در حال ورود به بازار کار هستند و شرایط کاری موردپسندشان کاملا متفاوت از نسل‌های قبل است. این نسل عاشق تکنولوژی است و اینترنت عضو جدایی‌ناپذیر زندگی‌اش است. به همین دلیل جدا از جلسات معارفه که باید برای این نسل کاملا متفاوت برگزار شود، شرایط و محل کاری که باید برای آنها طراحی و در نظر گرفته شود هم باید ویژگی‌های خاصی داشته باشد. پیشنهاد می‌کنیم قبل از جذب نسل Z و برگزاری جلسه معارفه برای آنها، کمی با محل کار موردعلاقه‌شان آشنا شوید. برای این آشنایی پیشنهاد می‌کنیم مقاله «نسل Z کیست و چه نوع محل کاری را دوست دارد؟» را مطالعه کنید.

 

برگزاری جلسات پذیرش سازمانی فقط وظیفه واحد منابع انسانی نیست

عموم افراد تصور می‌کنند که فقط واحد منابع انسانی مسئول برگزاری جلسه معارفه است. یا به بیان جزئی‌تر، تصور می‌کنند مسئولیتی است که باید از راه یادگیری و پرورش، مدیریت شود، ولی این تصور اشتباه است. سازمان باید تمام تلاش و توان خود را برای خوشامدگویی به کارکنان جدید به کار بگیرد. هر سازمانی قطعا باید بتواند با قشرهای مختلف کارکنان تعامل کند، و همه‎ی نقاط تماس با کارکنان، باید نسبت به نیاز به خوشامدگویی و همبسته‌سازی کارکنان جدید حساس باشند.

می‌گویند:

۱۰ راهکاری که به شما کمک می‌کنند فرآیند پذیرش سازمانی خاطره‌انگیزی برگزار کنید

 

چگونه می‌توانیم فرآیند پذیرش سازمانی موفقیت‌آمیزی را از نگاه کارکنان جدید طراحی کنیم؟

مهم است که کل فرآیند را از نگاه کارکنان جدید طراحی کنیم. توصیه می‌شود، در زمان طراحی جریان فرآیند، از این کارکنان بازخورد گرفته شود.

 

چگونه به کارکنان جدید احساس ارزشمند و گرامی بودن منتقل کنیم؟

این امر برای موفقیت فرآیند حیاتی است. یکی از سازمان‌هایی که برایش کار کرده‌ام به والدین مهندسان فارغ‌التحصیلی که به سازمان می‌پیوندند ایمیل خوشامدگویی می‌فرستد. این ایمیل تاثیر چشمگیری روی ادراک کارکنان و خانواده‌های‌شان از شرکت دارد.

 

چطوری می‌توانیم برنامه‌های آموزشی توجیهی را الهام‌بخش‌تر کنیم؟

ممکن است برنامه پذیرش سازمانی، برای تعریف کردن داستان، جای مناسبی باشد. وجه مشترک شرکت‌های تاتاگروپ میراث گرانبهای جمشتیج نوساراوانیج (Jamshetji Nussarwanji ) و داستان‌های الهام‌بخش رشد شرکت است.

 

کارکنان چطوری می‌توانند تصویر کلی و نقش‌شان در این تصویر را درک کنند تا بتوانند آن را به‌روشنی انتقال دهند؟

در جواب این سوال،‌ باید گفته‌ها و ناگفته‌ها، و بایدها و نبایدهای شرکت گفته شود.

 

چطور می‌توانیم این سوال را به سوال جالب‌تر و تعاملی‌تری تبدیل کنیم که همه باید برای پیداکردن جوابش تلاش کنند؟

از تکالیف انگیزشی،‌ مسابقات جستجو، بازی‌های تیم‌سازی و غیره استفاده کنید. غالبا، دسته‌هایی که به این فعالیت‌ها می‌پیوندند با هم در ارتباط می‌مانند،‌ و پیوندی که در طول معارفه شکل گرفته است عامل استحکام خیلی از روابط است.

 

اینترانت برای دادن کدام اطلاعات بهترین گزینه است؟

در اغلب موارد، برگزاری کامل جلسات پذیرش سازمانی در محیط فیزیکی امکان‌پذیر نیست، و لازم است یادگیری الکترونیک را هم وارد کار کنید. برای این کار می‌توانید اطلاعات مرجع، کلیپ‌ها و غیره را به صورت محتوای الکترونیک دربیاورید و،‌ در عین حال، جلسات پرسش و پاسخ و سخنرانی رهبران را به صورت حضوری برگزار کنید تا تاثیر کار بیشتر شود.

 

چه زمانی برای گرفتن بازخورد مناسب است؟

اینکه چطور می‌توانید کارکنان جدید را به کمک گرفتن یا بازخورد دادن تشویق کنید، موضوعی است که هر طراحی باید مدنظر قرار دهد، تا اطمینان ایجاد شود که بازخورد دریافت و دقیقا بررسی می‌شود، تا از این طریق، راه‌های بهبود بیشتر فرآیند پذیرش سازمانی کشف شود. یکی از زمان‌های مناسب گرفتن بازخورد بعد از سه‌ماهه‎ی اول است که وارسی سطح همبستگی و راحتی کارمند جدید را میسر می‌کند.

 

چطوری می‌توانیم برنامه‌ی منتورینگ را مؤثر‌‌تر کنیم؟

برنامه‌های منتورینگ از نظر همبسته‌سازی کارکنان جدید بسیار اثربخش‌اند، اما لازم است پیش از پیاده‌سازی، دقیق‌تر بررسی شوند. لازم است در خصوص این آماده‌سازی اطمینان ایجاد شود، و مسئولیت اضافی منتورها باید در شاخص‌های کلیدی عملکردشان منعکس شود.

 

مدیران چطور می‌توانند برای ایفای درست نقش‌شان آماده بشوند؟

باید به نقش‌شان حساس باشند و برای راهنمایی و پشتیبانی نیروهای جدید آموزش ببینند. همچنین، باید پاسخگو باشند و ابزارهای پشتیبانی و قالب‌های گزارشات در اختیارشان قرار داده شود، و از عملکرد خوب‌شان نیز قدردانی شود.

 

حرف آخر و نه کم‌اهمیت‌ترین حرف اینکه کارکنان یادشان نخواهد ماند چه گفته‌اید یا چه کرده‌اید، اما احساسی را که ایجاد کرده‌اید به خاطر خواهند سپرد. این احساس شالوده‌ی ماندگاری طولانی کارکنان در سازمان‌تان خواهد بود.

امتیاز دهید :
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars

نظرات کاربران