۵ روش موثر برای مدیریت استرس در سازمان در زمان ارزیابی عملکرد کارکنان

مدیریت استرس در زمان ارزیابی عملکرد

زمانی که فصل ارزیابی عملکرد کارکنان فرا می‌رسد، شما می‌دانید که چه باید بکنید و نیاز به پرسیدن هیچ سوالی هم نیست. و همچنین اطلاع دارید که جلسات ارائه بازخورد تا چه میزان استرس‌زا هستند که اگر به درستی مدیریت نشوند بین مدیر و کارمند تنش ایجاد می‌کنند. به عنوان یک مدیر با روش‌ها و استراتژی‌های مدیریت استرس در سازمان آشنایی دارید؟

کارکنانتان را به اتاق کنفرانس دعوت می‌کنید و گزارشی رسمی به دستشان می‌دهید، و طبق روال همیشگی یک مکالمه بدون ابتکار را شروع می‌کنید. در مرحله بعد، از کارهای خوب کارمندتان تعریف می‌کنید و سپس به انتقاد از نقاط ضعفش می‌پردازید؛ در حالی که لبخندی از روی دلسوزی بر لب دارید در آخرین صحبت‌ها، چند ضربه کاری به غرور و عزت نفس او می‌زنید. نتیجه این برخورد پیامی پر از مغلطه است که باعث می‌شود حتی بهترین کارکنانتان هم احساس ناامیدی کنند.

جلسات رسمی ارزیابی عملکرد کارکنان نباید تا این حد کسل‌کننده باشند. اگر رویکرد درستی انتخاب کنید، بررسی عملکرد کارکنان فرصتی مناسب فراهم می‌کند تا کارکنان ثابت‌قدم، همین حرکت رو به جلو را ادامه دهند و حتی کیفیت کارشان را بهبود ببخشند و کارکنان دارای عملکرد ضعیف هم مسیر خود را اصلاح کنند.

در ابتدای مقاله پیش‌رو، نظر کارشناسان را در مورد مدیریت عملکرد بیان می‌کنیم و سپس به پنج راهبرد برای مدیریت استرس در سازمان و در زمان بررسی عملکرد پرسنل می‌پردازیم. اگر کارکنان شما هم زمان ارزیابی عملکردشان استرس دارند پیشنهاد می‌کنیم با مطالعه این مقاله استرس آنها را کنترل کنید.

 

اگر نیاز دارید اطلاعات بیشتری درباره ارزیابی عملکرد کسب کنید به مقالات صفحه «مدیریت عملکرد سازمانی» مراجعه کنید.

نظر کارشناسان درباره ارزیابی عملکرد کارکنان

برای بسیاری از کارکنان بررسی عملکرد به صورت رو در رو، یکی از پر اضطراب‌ترین مکالمات کاری است که در طول سال انجام می‌دهند. مدیران هم از این قضیه معذب هستند.

دیک گروت نویسنده کتاب «چگونه در ارائه ارزیابی عملکرد خوب برخورد کنیم» می‌گوید:

«ارزیابی عملکرد نیازمند آن است که کسی درباره رفتار کسی دیگر قضاوت کند. این کار در عمیق‌ترین لایه‌های احساسی آزاردهنده است.»

همچنین جیمز بارون استاد مدیریت مدرسه ییل درباره بررسی عملکرد شغلی می‌گوید:

«ارزیابی عملکرد کارکنان باید چیزی بیش از یک گفتگوی سالانه باشد. باید توجه کنید که مدیریت عملکرد مانند یک فرآیند است و شما باید مقدار زیادی بازخورد در حین انجام کار به کارکنان خود بدهید و سعی کنید آنها را خوب بشناسید. به این ترتیب می‌شود امیدوار بود که روابط شما ساده و بی‌غل و غش باقی بماند.»

مدیریت استرس در سازمان ؛ هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان چگونه استرس را کاهش دهیم؟

Evaluation of employee performance stress management 1 - 5 روش موثر برای مدیریت استرس در سازمان در زمان ارزیابی عملکرد کارکنان

باید دانست که صرف نظر از نوع سیستم ارزیابی، راهبردهای متعددی برای مدیریت استرس در سازمان وجود دارد تا فصل ارزیابی عملکرد کارکنان با استرس کمتری همراه باشد و برای هر دو طرف مفیدتر به اتمام برسد. در ادامه به بررسی ۵ راهکار برای مدیریت استرس در سازمان در فصل بررسی عملکرد کارکنان می‌پردازیم.

۱-اولین گام برای مدیریت استرس در سازمان مشخص کردن انتظارات است

تبادل نظر و مشخص کردن انتظارات اولین قدمی است که هر مدیری برای مدیریت استرس در سازمان باید بردارد. ارزیابی عملکرد کارکنان با نشستن در اتاق کنفرانس شروع نمی‌شود. شما باید از همان آغاز دقیقا بدانید که چگونه کارکنان را ارزیابی خواهید کرد. دکتر گروت پیشنهاد می‌کند:

  • در ابتدای سال با هر کدام از کارکنان مستقیم خود جلسات «برنامه‌ریزی عملکرد» برگزار کنید.
  • درباره اهداف کارمند و انتظارات خودتان، با او تبادل نظر کنید.

دکتر گروت ادامه می‌دهد:

«با این کار شما بلافاصله شاهد بهبود در عملکرد خواهید بود چرا که همه می‌دانند که مدیر، چه انتظاری از آنها دارد. و این حق را به شما می‌دهند تا در پایان سال انتظار پاسخگویی از افراد داشته باشید.»

وقتی بادقت خواسته‌ها و جاه‌طلبی‌های شخصی کارکنان شنیده شود، آن وقت نحوه ارزیابی آن فرد هم برایتان معلوم می‌گردد. به گفته بارون، «در اغلب موارد، مدیران در حالی دست به بررسی عملکرد شغلی می‌زنند که لزوما نمی‌دانند آرزوهای شغلی آن فرد چیست. ما اغلب فرض می‌کنیم که هر کس دوست دارد روزی مدیرعامل شود. اما همیشه اینطور نیست.» اگر بدانید که کارکنان شما در حرفه‌ خود دنبال چه چیزی می‌گردند بهتر می‌توانید مسیر لازم برای گسترش تجربه‌های حرفه‌ای را برایشان فراهم کنید.

۲- آماده کردن مقدمات را در فصل ارزیابی عملکرد کارکنان نادیده نگیرید

  • حدود دو هفته قبل از جلسه ارزیابی عملکرد کارکنان، به صورت رو در رو از کارمندتان بخواهید چند کار را که در سال گذشته بابت انجامشان به خودش افتخار می‌کند روی کاغذ بیاورد. این کار به هر دوی شما کمک خواهد کرد تا آنچه مهم است را دوباره به یاد بیاورید و به قول گروت:

« به رویدادی که اغلب با دید منفی به آن نگریسته می‌شود، انرژی مثبتی را تزریق کنید.»‌

  1. یادداشت‌های دیگری را که در طول سال درباره او نگه داشته‌اید، بررسی کنید: چیزهایی مثل اجرای بهینه پروژه، عدم تکمیل کار در سررسید مقرر، کنار آمدن ماهرانه با یک مشتری سختگیر.
  2. از بقیه افرادی که در شرکت با او همکاری نزدیکی دارند، درباره او بپرسید. بارون می‌گوید: «هر چه تعداد ارزیابی‌های مستقل بیشتر باشد، بهتر است.»
  3. حدود یک ساعت قبل از ملاقات، یک نسخه از ارزیابی را به او تحویل بدهید.
  4. به این ترتیب کارمندتان قادر است پاسخ احساسی -مثبت یا منفی- اولیه‌اش را در حریم خصوصی خود تجربه کند.

گروت می‌گوید: «هر کس وقتی از ارزیابی شخص دیگری راجع به خودش آگاه می‌شود، ممکن است هر نوع واکنش احساسی از خود بروز بدهد. به او اجازه بدهید تا در خلوت خودش این کار را انجام بدهد و مهلت بدهید تا درباره‌اش فکر کند.» حالا با آرامش بیشتر و با خونسردی برای مکالمه سازنده درباره کسب و کار آماده خواهد بود.

 

مدیران گاهی در زمان ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت ناخواسته اشتباهاتی مرتکب می‌شوند که نه تنها باعث بهبود عملکرد نمی‌شود، بلکه ممکن است به ترک خدمت کارکنان ختم شود. می‌توانید مقالات مرتبط را در صفحه «اشتباهات مدیریتی» مطالعه کنید.

 

۳- جو را آماده کنید تا رضایت دو طرفه حاصل شود

Evaluation of employee performance 1 - 5 روش موثر برای مدیریت استرس در سازمان در زمان ارزیابی عملکرد کارکنان

در اغلب اوقات مکالمه رو در رو شکلِ «فیدبک ساندویچ» را به خود می‌گیرد: یعنی مدیران این مکالمات را با تعریف و تمجید شروع می‌کنند، انتقاد می‌کنند و دوباره با تقدیر به پایان می‌رسانند. اما اتخاذ چنین رویکردی باعث تضعیف روحیه کارکنان با عملکرد قوی، و تشویق اشتباه کارکنان با عملکرد ضعیف می‌شود. در عوض، باید همه را به یک چشم نگاه کنید.

گروت می‌گوید: «اکثر کارکنان، افراد قابل اعتمادی هستند؛ پس برای اکثریت قریب به اتفاق افراد باید منحصرا بر روی کارهای خوبشان متمرکز شوید.»

او اضافه می‌کند: «این روش موجب ایجاد انگیزه در افرادی می‌شود که از قبل کفایت لازم برای انجام وظایف شغلی خود را داشته‌اند. با این حال برای کارکنانی که لب مرز هستند، سعی نکنید به طور ساختگی همه چیز را خوب جلوه بدهید.»‌

فرآیند بررسی عملکرد شغلی شانسی است که شما برای مواجه شدن با کارکنان ضعیف و تقاضای بهبود از آنها دارید. گروت می‌گوید:

«افراد انعطاف‌پذیر هستند. با گذشت زمان آن فرد دیگر تمایلی به ارتقاء و کسب مدارج بالاتر ندارد … و خودداری شما از بیان معایبش موجبات رضایتش را فراهم نمی‌کند.»

۴- برای مدیریت استرس در سازمان «مربیگری سازنده» را یاد بگیرید

پس از بحث درباره نقاط قوت و دستاوردهای آن دسته از کارکنان که دارای عملکرد متین و استواری هستند، از آنها بپرسید که به نظرشان اوضاع چطور است.

  • گروت می‌گوید: «در بیشتر موارد با بزرگسالان عاقلی سر و کار دارید که نگرانی‌های صادقانه خود را مطرح می‌کنند.»
  • بارون برای هر دو گروه دارای عملکرد قوی و ضعیف، ارائه بازخورد با مدل «توقف، شروع، و ادامه» را پیشنهاد می‌کند.
    • کارمند در حال حاضر چه کاری انجام می‌دهد که در راستای تحقق اهداف سازمان نیست؟
    • چه اقداماتی باید انجام دهد تا موفق‌تر باشد؟
    • چه کاری می‌کند که بسیار تاثیرگذار است؟

تمرکز بر رفتارها به جای اختیارات، باعث می‌شود تا فرد در مکالمه چیزی را پنهان نکند. سعی کنید مشاوره معین و تشویق هدفمند به فرد ارائه بدهید. بارون بر این عقیده است که «چیزهایی مثل: باید فعال‌تر باشی را هرگز بر زبان نیاورید. چون هیچ معنایی ندارد. چیزی بگویید شبیه به:

باید در زمینه کار با مشتریان بالقوه ابتکار بیشتری به خرج بدهی.

یا مثلا بگویید:

«تو خلاقیت و نوآوری را خیلی خوب می‌شناسی ولی این وقتی مایه امید است که دقیقا بدانیم افراد خلاق و نوآور چه کاری انجام می‌دهند که این ویژگی را منعکس می‌کند.»

۵- هنگام مدیریت استرس در سازمان نباید عقب‌نشینی کنید

مشکلات مرتبط با ارزیابی عملکرد کارکنان عبارتند از:

  • پول
  • رتبه

پول: موضوع حقوق و مزایا را از ارزیابی عملکرد کارکنان جدا کنید

اگر شرکت اجازه این کار را می‌دهد، سعی کنید هر گونه صحبت از حقوق و مزایا را از ارزیابی عملکرد کارکنان جدا کنید. گروت می‌گوید: «اما اگر مجبور به این کار هستید اطلاعات حقوق و دستمزد را برای انتهای مکالمه نگه ندارید. در غیر این صورت در تمام طول مکالمه یک طوطی نامرئی بالای سر کارمند مدام ناله سر می‌دهد که: چقدر؟»

رتبه: در فصل ارزیابی عملکرد، کارمندان دوست دارند تصمیم شما را درباره رتبه خود بدانند

جای بالقوه دیگری که احساس خستگی و کوفتگی به فرد دست می‌دهد و مدیریت استرس در سازمان را برای مدیران دشوار می‌کند، شنیدن تصمیم شما درباره رتبه است. در اکثر شرکت‌ها مدیران موظف هستند تا به کارکنان اغلب در مقیاس ۱ تا ۵ امتیاز بدهند. یعنی باید فراتر از داده‌ها، درباره فرد قضاوت کنند. به یاد داشته باشید: سیستم ۱ تا ۵ مثل سیستم نمره مدرسه یعنی A-F نیست؛ بیشتر کارکنان امتیاز متوسط می‌گیرند یعنی ۳.

البته شاید برخی از کارکنان فکر کنند که آنها فقط چیزی در حد «متوسط» هستند. ولی شما خیلی سخت نگیرید. گروت می‌گوید: « شما در دنیای کسب و کار با یک گروه بسیار وسواسی سر و کار دارید.»

قوانین بازی تغییر کرده‌اند. در مدرسه نمره C به معنای متوسط (نه خوب نه بد) است اما ۳ در دنیای کار به معنی برآورده کردن انتظارات است. یعنی عملکردشان نرمال است. درک این پیام یکی از مهم‌ترین چالش‌های رهبری است. او ادامه می‌دهد: «افراد از روی عقلانیت آن را می‌پذیرند ولی شاید هموار کردنش به صورت درونی دشوار باشد. به همین دلیل است که شروع جلسه برنامه‌ریزی عملکرد بسیار مهم است. اگر اهدافشان را محقق کرده‌اند آنگاه امتیازشان ۳ می‌شود. هدف همین است.»

اصول مهمی که رعایت آنها در فصل ارزیابی عملکرد کارکنان ضروری است

  • در ابتدای سال با برگزاری جلسات برنامه‌ریزی روشن کنید که ارزیابی عملکرد کارکنان به چه صورت خواهد بود.
  • قبل از جلسه یک نسخه از ارزیابی را به آنها تحویل بدهید تا در خلوت به آن واکنش عاطفی لازم را نشان بدهند.
  • با تمرکز شدید بر نقاط قوت و دستاوردهای کارکنان خوبتان در طول مکالمه، پیام مثبتی به آنها ارسال کنید.
  • به نکات خاصی که دوست دارید کارکنان، آنها را متوقف کنند، شروع کنند یا ادامه بدهند، توجه داشته باشید.

مدیریت استرس در سازمان چیست؟

استراتژی‌های بسیاری برای مدیریت استرس در محیط کار وجود دارد که رهبران و مدیران می‌توانند برای کاهش سطح استرس در تیم‌های کاری استفاده کنند.
عدم رعایت و اجرای درست مدیریت استرس در سازمان، می‌تواند تاثیرات منفی و طولانی مدت بر سلامتی کارکنان و شغل داشته باشد.

 

استراتژی مدیریت استرس در محیط کار چند مرحله دارد؟

۱- مشخص کردن انتظارات
۲- آماده‌سازی مقدمات
۳- آماده کردن جو برای رضایت دوطرفه
۴- مربیگری سازنده
و…

 

امتیاز دهید :
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars

نظرات کاربران